Gestión de proyectos: cómo formar el equipo correcto

Serie inspirada en la Guía de Harvard Business Review sobre gestión de proyectos, con mi propia lectura y experiencia.

Un proyecto bien definido todavía puede fracasar por quién lo ejecuta. Y casi nunca falla por falta de talento, sino por haber juntado a personas sin acordar cómo van a trabajar juntas.

El problema: reunir gente no es formar un equipo

Lo habitual es que el equipo se arme con quien está disponible. Alguien aparece en la lista porque "tiene tiempo", no porque su habilidad sea la que el proyecto necesita. El resultado son huecos de capacidad, cargas desiguales y personas que ni siquiera saben por qué están ahí.

Parte de lo que el proyecto necesita

Antes de pensar en nombres, piensa en capacidades:

• ¿Qué conocimiento técnico exige el proyecto?
• ¿Qué conocimiento del negocio hace falta?
• ¿Quién entiende al usuario final?
• ¿Quién toma decisiones cuando hay desacuerdo?

Después busca a las personas. Si una capacidad crítica no está dentro de la organización, eso es un riesgo que debe aparecer desde el principio, no en el mes cuatro.

Roles claros, sin confundirlos con puestos

En un proyecto conviene que cada persona sepa:

| Rol | Responsabilidad | |---|---| | Patrocinador | Respalda el proyecto, destraba recursos y decisiones | | Líder del proyecto | Coordina, comunica y mantiene el rumbo | | Miembros del equipo | Ejecutan, avisan de problemas y proponen | | Usuarios clave | Validan que lo que se construye sirve |

Un truco útil es la matriz RACI: para cada tarea, quién es Responsable de hacerla, quién Aprueba, quién debe ser Consultado y quién Informado. Sirve sobre todo para descubrir tareas sin dueño o con dos dueños.

Dedicación realista

Una persona asignada "al 50 %" a tu proyecto rara vez le dedica la mitad de su tiempo: las urgencias de su área le ganan. Si dependes de alguien, negocia su disponibilidad con su jefe directo, por escrito, y revisa si se cumple.

Acuerdos de trabajo desde el primer día

Dedica la primera reunión a algo que casi nadie hace: pactar cómo van a trabajar.

1. ¿Cómo y dónde nos comunicamos? ¿Qué es urgente y qué puede esperar?
2. ¿Cada cuánto nos reunimos y para qué?
3. ¿Cómo se toman las decisiones: consenso, votación, el líder decide?
4. ¿Cómo damos y recibimos retroalimentación?
5. ¿Qué significa "terminado" para una tarea?

Escribirlos toma media hora y evita muchas fricciones posteriores.

Cuando el equipo es nuevo

Los equipos pasan por etapas conocidas (formación, conflicto, normalización, desempeño, según el modelo de Tuckman). El conflicto inicial no es una señal de que algo salió mal, sino de que la gente se está acomodando. Lo útil es que el líder lo anticipe, escuche y ayude a resolverlo.

Errores comunes

• Equipos demasiado grandes. A más personas, más coordinación. Si no puedes alimentar al equipo con dos pizzas, quizá convenga dividirlo.
• Todo en el héroe. Una persona que sabe todo es un riesgo del proyecto, no una fortaleza.
• Ignorar a quien no habla. El silencio en una reunión no es acuerdo.
• No reconocer logros. Reconocer a tiempo cuesta poco y sostiene el ánimo.

Cómo lo hago yo

A mí me funciona formar a mi equipo directo pensando en habilidades y fortalezas. Al principio me apoyaba en la gente que ya tenía cerca. Con el tiempo empecé a trabajar con personas que no conocía; por un proyecto en común, o por simple coincidencia, iba descubriendo qué hacía bien cada una. Después de eso, lo que más importa es dejar claro qué responsabilidades y qué libertades tiene cada persona, cuándo algo debe escalarse y cuál es el proceso para resolverlo. Es una de las cosas que se me dan con naturalidad, pero la hago a propósito, porque un equipo con límites claros trabaja con más confianza.

Para finalizar

Formar un equipo es decidir qué capacidades hacen falta, dar roles claros, asegurar tiempo real y pactar cómo se trabaja. Es trabajo previo que no se ve en el cronograma y pesa más que cualquier herramienta. Cuando el equipo sabe qué hacer y cómo, el siguiente paso es convertir ese rumbo en un plan que se pueda seguir. De eso trata el siguiente artículo.